La visioconférence est un excellent outil de communication largement déployé dans des conditions restreintes. Vous pouvez, en temps réel, discuter avec vos contacts, qu'ils soient employés, clients, partenaires ou fournisseurs, où qu'ils se trouvent. Vous pouvez aussi les voir en vidéo. En tant que telle, la visioconférence est un moyen efficace de garder les équipes distantes connectées ou de supprimer les restrictions géographiques entre les employés travaillant dans les bureaux délocalisés.
Bien s’équiper
Tout commence par obtenir les outils de base pour organiser des vidéoconférences. C'est un moyen facile de communiquer, car il nécessite très peu de matériel. Vous devez avoir une webcam, un micro, des écouteurs ou un casque, un système de visioconférence et une bonne connexion Internet. Une webcam permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées sont visibles pour tous les autres. En général, elle est déjà intégrée à l’ordinateur. Le micro est nécessaire pour que tout le monde puisse entendre. Les ordinateurs étant récents en sont aussi équipés. Le casque ou les écouteurs sont essentiels afin d’entendre clairement les autres participants. Évitez d'utiliser des haut-parleurs qui produisent des échos.
Se préparer en avance
Comme pour les réunions classiques, il y a quelques règles à suivre pour qu'une visioconférence se déroule bien et soit efficace. Vous devez, en tant qu'organisateur, déterminer l'objet de la réunion, inviter tous les participants en avance, commencer et aussi finir à l’heure prévue, favoriser les échanges, animer la réunion, ne pas dévier du but, terminer par le rappel de décisions prises et envoyer un compte-rendu aux participants. En tant que participant, vous devez prendre 15 minutes avant la visioconférence pour préparer les différents documents dont vous avez besoin. Vous serez ainsi prêt à répondre à toutes les questions et demandes de vos managers et de vos collaborateurs.
Régler les détails techniques
L'un des principaux obstacles à une visioconférence fluide est généralement d'ordre technique. Les participants ne peuvent pas se connecter, le microphone ou la caméra ne peuvent pas être activés, etc. Ces problèmes techniques entraînent des pertes de temps et des retards dans le début de la réunion. Pour éviter cela, assurez-vous de vérifier la qualité de connexion et l'état du matériel avant la réunion. Vous devez vous assurer que votre composition est bonne, que votre ordinateur sonne bien et que vous êtes familiarisé avec les outils vidéo. Pour faciliter le démarrage d'une visioconférence et permettre la prise en main rapide de matériel, vous devez rédiger un petit guide utilitaire pour tous vos collaborateurs.