De nombreuses entreprises sont passées de copies imprimées de documents à des versions numériques, souvent stockées dans le cloud. Comme les documents ont été numérisés, les signatures aussi. Aujourd'hui, de nombreux contrats ou lettres peuvent être signés sans avoir à mettre un stylo sur du papier. Cet article parle de l'utilisation des signatures électroniques.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ou e-signature ?
Une signature électronique permet à une personne de donner son consentement ou de montrer qu'elle approuve le contenu d'un document. Aussi connue sous le nom d’e-signature, elle peut être juridiquement utilisée pour de nombreuses raisons. En plus de cela, elle peut être sous forme:
- d’un nom de la personne saisi ;
- d’une image de la signature cursive de la personne ;
- d’une signature dessinée sur l'écran d'un Smartphone ou d'une tablette.
Certaines signatures électroniques utilisent des identifiants numériques. La raison est de vérifier que la personne qui signe un document est bien celle qu'elle prétend être. En règle générale, les signatures électroniques peuvent être utilisées pour remplacer les signatures traditionnelles pour de nombreuses utilisations dans le monde.
Comment se déroule le processus de la signature électronique ?
Pour préparer la signature, le document à signer doit être converti en PDF (Portable Document Format). Ceci est le meilleur format qui préserve la représentation visuelle du document. Le fournisseur choisi dépend entièrement des aspects de la signature électronique qui sont requis. Pour la signature en déplacement ou une application intégrée à votre CRM, il existe :
- des applications gratuites de base ;
- des services d'abonnement offrant des fonctionnalités premium ;
- des solutions basées sur le Cloud.
Vous pouvez choisir celui qui convient le mieux aux types de documents qui doivent être signés. Cependant, vous devez opter pour une e-signature avec vérification d'identité si vous avez affaire à des documents juridiques ou à des contrats. Un cryptage garantit la sécurité des données associées au document signé et permet de vérifier l'authenticité de la signature.
Comment finaliser les démarches de l’e-signature avec plusieurs signataires ?
Vous pouvez créer une demande de signature pour envoyer un document à plusieurs signataires. Chaque signataire recevra le document et aura la possibilité de le signer en utilisant une méthode définie par l'expéditeur. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à une demande de signature et peuvent signer en séquence ou en parallèle. Le document est généré une fois que les signataires ont tous signé. Celui-ci contient toutes les preuves recueillies lors de la signature électronique. En effet, on voit qui a signé et on peut vérifier ensuite que le document n’a pas été modifié après sa signature. Ces informations peuvent ensuite être utilisées comme preuve légale.